Przedszkole Publiczne nr 9

 

 

 

Procedura obsługi zgłoszeń sygnalistów przekazanych przez organ publiczny

 

 w

 

PRZEDSZKOLU PUBLICZNYM NR 9 W ŁOMŻY

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ZATWIERDZAM

 

 

 

 

 

 

 

 

 Łomża, 16 .12.2024r.

 

 

 

§ 1

Definicje

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

• sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant oraz osoba zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług;
• naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie określonym w niniejszej procedurze;
• informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
• działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
• kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
• osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
• osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
• podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć … [nazwa i adres podmiotu ustanawiającego procedurę];
• organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej;
• ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
• zgłoszeniu – informacja o naruszeniu prawa przekazana przez organ publiczny, którą organ publiczny przekazuje do podmiotu prawnego w celu przeprowadzenia działań wyjaśniających zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
• osobie wyznaczonej – osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie działań wyjaśniających i współpracę z organem publicznym.

 

§ 2

Cel i zakres

1. Niniejsza procedura określa zasady postępowania w przypadku otrzymania zgłoszenia naruszenia prawa przekazanego przez organ publiczny w trybie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2. Celem procedury jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, które gwarantuje uczciwe, obiektywne i poufne rozpatrywanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań wyjaśniających zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Procedurę stosuje się do wszystkich zgłoszeń naruszeń prawa, o których mowa w ustawie, otrzymanych od organów publicznych.
4. Procedurę stosuje się do zgłoszeń otrzymanych od organów publicznych dotyczących naruszeń w obszarach:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
5. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit. a-p.

 

§ 3

Przyjmowanie zgłoszeń, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich obsługę

1. Zgłoszenia przyjmowane są pisemnie na adres podmiotu prawnego lub elektronicznie na adres: iod@pp9.miastolomza.pl
2. Podmiot prawny publikuje na stronie internetowej, w wyraźnie oznaczonym miejscu, adres do doręczeń zgłoszeń sygnalistów przekazanych przez organ publiczny.
3. Podmiot prawny wyznacza Panią Karolinę Jankiewicz-Magdziak odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń.
4. Osoba, o której mowa w ust. 3,
   1. jest wyznaczana spośród pracowników na podstawie kwalifikacji zawodowych, wiedzy fachowej w zakresie prawa i ochrony danych osobowych oraz umiejętności niezbędnych do wypełniania powierzonych zadań. Powierzenie obsługi zgłoszeń osobom spoza pracowników podmiotu prawnego nie jest dopuszczalne zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów;
   2. gwarantuje bezstronność, obiektywność, niezależność i poufność wobec przetwarzanych informacji;
   3. w przypadku konfliktu interesów ma obowiązek zgłosić ten fakt przełożonemu i odstąpić od prowadzenia sprawy;
   4. musi odbyć wewnętrze szkolenie z zakresu stosowania niniejszej procedury, w tym przyjmowania zgłoszeń, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających, przekazywania informacji zwrotnych do organu publicznego.

 

 

§ 4

Postępowanie wyjaśniające

1. Anonimowe zgłoszenia przekazane przez organ publiczny są rozpatrywane, pod warunkiem że zawierają wystarczające informacje do podjęcia działań wyjaśniających.
2. Działania wyjaśniające muszą być prowadzone z zachowaniem należytej staranności, rzetelności oraz w możliwie najkrótszym czasie, bez zbędnej zwłoki.
3. Osoba wyznaczona:
   1. potwierdza odbiór zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od jego otrzymania, informując organ publiczny o rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego,
   2. dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia w celu oceny jego zasadności i kompletności,
   3. kontaktuje się z organem publicznym w celu uzyskania dodatkowych informacji, jeśli to konieczne,
   4. podejmuje niezwłocznie, z zachowaniem należytej staranności, działania wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, z zachowaniem należytej staranności, zapewniając poufność, obiektywność, bezstronność i niezależność,
   5. dokumentuje wszystkie podjęte czynności w sposób umożliwiający ich audyt,
   6. prowadzi rejestr zgłoszeń, do którego wprowadza informacje o zgłoszeniach, wg załącznika nr 1 do niniejszej procedury,
   7. zobowiązana jest do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę informacji i dokumentacji przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym, w tym do stosowania bezpiecznych kanałów komunikacji innych niż wykorzystywane w zwykłej działalności;
   8. zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, które uzyskała w ramach wykonywanych zadań.
4. Jeżeli zgłoszenie trafi do osoby nieuprawnionej jest ona zobowiązana do przekazania zgłoszenia osobie wyznaczonej oraz nieujawniania informacji o treści zgłoszenia oraz tożsamości osób, których dane zawarte są w zgłoszeniu, także po ustaniu stosunku pracy.
5. Działania wyjaśniające obejmują w szczególności weryfikację faktów, zbieranie i analizę dowodów oraz konsultacje z odpowiednimi osobami lub jednostkami.
6. Po zakończeniu działań wyjaśniających podmiot prawny przekazuje organowi publicznemu informację zwrotną zawierającą: wyniki analizy zgłoszenia, opis podjętych działań i rekomendacje lub podjęte decyzje w sprawie zgłoszenia.
7. Informacja zwrotna jest przekazywana w terminie uzgodnionym z organem publicznym.

 

 

§ 5

Zakaz działań odwetowych

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, w szczególności w następujących formach:
2. odmowie nawiązania stosunku pracy;
3. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
4. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
5. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
6. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
7. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
8. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
9. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
10. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
11. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
12. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
13. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
14. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
15. mobbingu;
16. dyskryminacji;
17. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
18. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
19. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
20. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
21. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
22. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
23. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
24. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

 

2. Zakaz działań odwetowych stosuje się także do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
3. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
6. Sygnalista nie może zrzec się praw określonych w ust.1 ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

 

§ 6

Przetwarzanie danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty wyrażoną pisemnie, którą wyraził organowi publicznemu.
2. Podmiot prawny gwarantuje, że niniejsza procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości:
   1. sygnalisty;
   2. osoby której dotyczy zgłoszenie;
   3. osoby pomagającej w zgłoszeniu;
   4. osoby powiązanej z sygnalistą;
   5. innych osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.
3. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Przetwarzanie danych osobowych w zakresie bezpieczeństwa realizowane jest zgodnie z rozporządzeniem z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO, w szczególności poprzez:
   1. ograniczenie dostępu do danych dla wszystkich osób, poza osobą wyznaczoną;
   2. przechowywanie danych w zabezpieczonych systemach informatycznych lub nośnikach danych, które spełniają najwyższe standardy ochrony danych, tj. szyfrowanie, silne hasła, kontrola dostępu i regularne aktualizacje zabezpieczeń;
   3. przechowywanie dokumentacji w formie papierowej w specjalnie wydzielonej, zamykanej, metalowej szafie, w środowisku zabezpieczonym, do której dostęp ma wyłącznie osoba wyznaczona.
5. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie.
7. Za usuwanie tych dokumentów odpowiedzialna jest osoba wyznaczona.

 

§ 7

Postanowienia końcowe

1. Procedura podlega okresowej weryfikacji i aktualizacji, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa.
2. Procedura wchodzi w życie z dniem jej zatwierdzenia przez podmiot prawny.

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Procedury obsługi zgłoszeń sygnalistów przekazanych przez organ publiczny.

 

REJESTR ZGŁOSZEŃ PRZEKAZANYCH PRZEZ ORGAN PUBLICZNY

L.p.	Numer Zgłoszenia	Data przyjęcia zgłoszenia	Opis naruszenia	Podjęte działania wyjaśniające	Data zakończenia